Als internationaal distributiepartner rijdt HJ Bakker door Europa voor verschillende grote (fashion)merken. We ontwikkelden een uniek IT-systeem om onze klanten maximaal gemak en flexibiliteit te bieden. Een koppeling tussen ons eigen systeem en het IT-systeem van de klant is de basis. Maar de handige functionaliteiten die we toevoegden maken écht het verschil.
Maatwerk zorgt voor efficiëntie
Na het onderzoeken van verschillende standaardpakketten konden we maar één conclusie trekken: ze boden niet wat onze klanten nodig hadden. Onze klanten moesten hun werkwijze aanpassen aan het pakket, in plaats van andersom. Daarom ontwikkelden we met een programmeur een eigen, flexibel ordermanagement systeem. Klanten geven hun orders in via hun eigen vertrouwde IT-systeem. Via een koppeling komt de order op de juiste wijze bij ons binnen. Vervolgens is het aan ons om de vracht op te halen, te sorteren en op de juiste locatie te bezorgen. Een nauwkeurig proces waarbij we tot op doos-niveau bijhouden wat de status is van de vracht. Want ook onze scanner software ontwikkelden we zelf en is gekoppeld aan het ordermanagement systeem.
Volledige registratie
In het ordermanagement systeem registreren we alles. Van trailernummer tot chauffeur en van verwachte levertijd tot live locatie. Relevante informatie delen we automatisch met het IT-systeem van de klant. Het is niet meer nodig om over en weer te mailen over een vracht. Hierdoor is de kans op fouten extreem klein en de betrouwbaarheid van de levering hoog. Dat bespaart tijd en geld.
We bouwden verschillende handige functies. Zo zorgt een koppeling met het RDW ervoor dat we precies zien wanneer een wagen APK gekeurd moet worden, kunnen we de tachograaf vervaldatums voor trucks makkelijk inzien én houden we precies bij wanneer een truck weer terug moet zijn in het land van registratie.
Praktijkvoorbeeld: goederen vervoeren naar Roemenië
Wat het voordeel is van een eigen systeem wordt duidelijk als we naar een actueel praktijkvoorbeeld kijken. Wie zakendoet met Roemenië weet hoe eigenzinnig de regels daar zijn. Iedere vracht die de grens passeert, moet zijn aangemeld bij de overheid. De overheid wil alles weten: wat wordt er vervoerd? Wie is de chauffeur? De opdrachtgever? Op welke tijd verwachten we de grens te passeren?
Wie zich niet aan de regels houdt kan € 20.000 boete verwachten. Het is dus belangrijk om alles nauwkeurig te registreren. Met één druk op de knop stuurt ons IT-systeem de benodigde gegevens naar onze klant. Die deelt de gegevens vervolgens met de Roemeense overheid. Hierna ontvangen we een QR-code die onze chauffeur aan de grens laat zien. Ook hier weer levert ons IT-systeem het benodigde maatwerk.
Nieuwe ontwikkeling: locatiedata vracht delen
Sinds eind 2023 is het zelfs verplicht om de live locatiedata van een vracht te delen met de Roemeense overheid. Vanaf het derde kwartaal van 2024 worden boetes uitgedeeld bij het ontbreken van die gegevens. Het systeem waarmee deze gegevens gedeeld moeten worden, bestaat alleen nog niet. Als het systeem er straks wel is, dan is het belangrijk om hier snel gebruik van te maken. Anders wacht een enorme boete. Met ons flexibele IT-systeem weten we één ding zeker: HJ Bakker heeft die koppeling waanzinnig snel voor elkaar. Zo voorkomen we tijdverlies en boetes voor onze klanten.
Iedere klantbehoefte vervuld
Een naadloze IT-integratie levert onze klanten veel op. Een hogere efficiëntie zorgt voor tijdswinst en bespaart kosten. En winkels die juist en op tijd worden bevoorraad halen betere resultaten. Ons unieke ordermanagement systeem draagt daarmee bij aan het succes van onze klanten. En verandert de wetgeving of het proces bij onze klant? Dan passen we het IT-systeem hier direct op aan. We hoeven niet te wachten op geplande updates, maar hebben zelf de controle. We zijn ervan overtuigd dat juist die flexibiliteit onze klanten ook in de toekomst voorsprong biedt.
